analisi dei flussi e dei carichi di lavoro

ANALISI DEI FLUSSI E DEI CARICHI DI LAVORO

presentazione

Ogni azienda interagisce con il mercato, attraverso la propria struttura organizzativa, in un continuo rapporto tridimensionale (interno-interno, interno-esterno, esterno-interno).
In questa tridimensionalità di relazione, ogni parte dell'organizzazione è influenzata sia dal rapporto con il contesto esterno sai dal rapporto con quello interno.
La riorganizzazione delle attività lavorative, dei processi e dei flussi comunicazionali in genere, ha lo scopo di migliorare l’efficienza dell’impresa, ridurne i costi operativi e renderla più performante.

a chi è rivolto questo servizio

A tutte quelle aziende dove si riscontra:

Scarso coordinamento tra settori e funzioni interne, sopratutto tra la struttura commerciale e il resto dell'azienda
Poca chiarezza nei ruoli, nei compiti, nelle valutazione delle competenze e nella assegnazione delle responsabilità
Un clima di deresponsabilizzazione (il classico "scarica barile")
La mancanza di mansionari operativi per la codifica e formalizzazione delle attività del singolo e della funzione
Eccessiva personalizzazione nei modelli di lavoro, intese come procedure "ad personam"
Mancato aggiornamento, nel tempo, delle procedure con la conseguenza della mancata sincronizzazione tra l'operatività reale e quella programmata
Eccessivi "nodi" nelle attività, dove la mancanza di una sola persona può paralizzare un'intera funzione
Eccessivi tempi morti nell'espletamento del lavoro

benefici che si ottengono

Aumento dell’efficienza complessiva. Analizzando ogni aspetto dei processi di lavoro è possibile individuare quali attività possono essere automatizzate, migliorate, accorpate o riassegnate. Analizzando i workflow operativi è possibile identificare le inefficienze, con il risultato di disporre di un’organizzazione che gestisce il lavoro in modo più agevole, spreca meno tempo e produce risultati migliori.
Ottimizzazione dello spazio fisico. E’ possibile impiegare un modello di analisi dei flussi di lavoro per aiutare i facility manager nel gestire lo spazio fisico di un’organizzazione. Le stampanti sono situate troppo lontano dalle persone che le utilizzano? Le postazioni di lavoro seguono una logica di ergonomia operativa? Gli strumenti di monitoraggio dei processi rendono più facile assegnare gli spazi negli uffici, individuando le principali attrezzature e aiutando a prendere decisioni su come implementare le modifiche quando, ad esempio, è necessario attuare soluzioni di smart work.
Miglioramento della customer satisfaction. Se è attuata correttamente, l’analisi dei flussi di lavoro può tradursi in una maggiore soddisfazione dei clienti. Ad esempio, può essere utilizzata per comprendere meglio le operazioni del contact center. Quando le decisioni circa l’adozione di una nuova tecnologia CRM sono prese in base ad un modello dei flussi, il risultato è una precisa consapevolezza di come agire per soddisfare meglio le esigenze del mercato. Quando la base di clienti percepisce che nulla è lasciato al caso e che c’è una continua attenzione per soddisfare le sue esigenze, aumentano le probabilità di fidelizzazione.
Miglioramento della compliance. Gli strumenti di analisi dei flussi di lavoro possono essere utilizzati per garantire che tutti i passaggi rispettino i criteri di adozione del Modelli organizzativi di gestione ( MOG 231 oppure Modello organizzativo privacy GDPR). Costruendo i processi in modo che vengano rispettati i requisiti di accountability e le responsabilità connesse, anche la creazione degli strumenti di controllo ne risulta molto facilitata.
Miglioramento del clima aziendale. A nessuno piace lavorare con procedure antiquate, inefficienti. Spesso le persone propongono o richiedono nuovi strumenti o modifiche ai processi di lavoro. Ma sono spesso inascoltate. L’analisi dei flussi di lavoro rassicura il management ed i lavoratori in prima linea che le cause delle inefficienze possono essere identificate insieme con le modifiche per porvi rimedio. Quando le persone comprendono che la propria area di responsabilità è monitorata per individuare possibili miglioramenti e diminuire il rischio di errori, aumenta il morale sul posto di lavoro.

fasi operative

Prima analisi situazione aziendale esistente
Analisi dell'organizzazione e del clima aziendale interno
Mappatura dei processi aziendali, con evidenziazione degli incroci, degli input / output, delle sovrapposizioni, dei vicoli ciechi, dei nodi, delle attività eccessivamente presidiate e di quelle più scarsamente presidiate
Mappatura dei workflow operativi
Valutazione della capacità di sostenere i livelli di prestazione nei vari elementi dei workflow
Valutare i precisi tempi di ciclo e risposta nelle diverse fasi dei processi
Revisione dei processi operativi e decisionali
Revisione e/o stesura del mansionario operativo interno

MAGGIORI INFORMAZIONI

Per ottenere maggiori informazioni sulle modalità di analisi dei flussi e dei carichi di lavoro, per ottimizzare le performance dell'intera struttura organizzativa, compilate il form CONTATTI, specificando dimensioni e tipologia dell'azienda e settore di business.